La transformation numérique d'une structure culturelle

Le service Numérique culturel vous propose de revenir sur les deux temps qu'il a proposés au sein de la seconde édition du Forum Entreprendre dans la culture en Nouvelle-Aquitaine organisée par l'A – Agence culturelle de Nouvelle-Aquitaine les 21 et 22 novembre derniers, la table-ronde consacrée à « La transformation numérique d'une structure culturelle » et, dans un second article, à l'atelier « Enjeux et opportunités du numérique : entre rêves et réalités ».

Comme d’autres types d’organisations, les besoins en développement des opérateurs culturels peuvent être soutenus par les potentialités d’un nouvel outillage numérique. Cette appropriation du numérique, tant dans les outils que les nouvelles pratiques qu’ils induisent, peut entraîner de réelles améliorations sur les plans de l’organisation interne, de leurs relations avec les partenaires ou de leurs publics.

De la communication à la production, de la régie technique à la médiation, le numérique peut avoir un réel effet levier si, dès l'origine de la transformation de l’opérateur, les bonnes questions sont posées : quels sont les objectifs ? Pour quels besoins ? Quelles méthodes de travail plus efficientes peuvent en découler ? Quelles sont les compétences à développer ou à rechercher ? Des interrogations auxquelles les participant·e·s de cette table-ronde ont essayé de répondre par leur retour d'expériences.

L’Abbaye aux Dames – Frédéric Saint-Pol, directeur adjoint

Du célèbre Festival de Saintes à la formation de jeunes musiciens venus du monde entier – le Jeune Orchestre de l’Abbaye –, en passant par des saisons de concerts, l'Abbaye aux Dames est « la cité musicale ».

Au cœur de la Nouvelle-Aquitaine, la musique et l'histoire sont indéfectiblement liées. Lieu de création depuis plus de 40 ans, la redécouverte de la musique baroque à l’Abbaye aux Dames a participé à la réhabilitation du site patrimonial : des renaissances mutuelles pour un rayonnement nouveau.

Labellisée Centre Culturel de Rencontre, l’Abbaye aux Dames propose un projet culturel unique articulé autour de quatre grands objectifs :

  • accueillir et mettre en valeur le site, dans la continuité d’influence de ce lieu millénaire d’hospitalité ;
  • former et transmettre grâce à une approche simple, immédiate et décomplexée. La musique devient un véritable outil de lien social ;
  • produire et diffuser des concerts dans une quête constante d'exigence ;
  • développer l'autonomie financière par le déploiement d’activités commerciales.

 

L'Abbaye aux Dames, Saintes

Musicaventure : le projet d’étapes en étapes

 

Étape 1 : constat et identification des besoins 

L’Abbaye aux Dames est en cœur de ville, le lieu est traversé en permanence. C’est un lieu de passage, d’apprentissage de la musique, de visite touristique et de culte. 
En 2011, l’équipe de l’Abbaye aux Dames constate que l’histoire musicale, le patrimoine immatériel de l’Abbaye, ne trouvait pas son public, n’était pas visible ou peu accessible à des néophytes. Le besoin de rééquilibrer les choses entre patrimoines bâti et immatériel s’est donc fait ressentir.

Notre enjeu en tant que CCR (centre culturel de rencontre) c’est d’être dans une écriture sensible et intelligente et en même temps de tisser les ponts pour que toutes les personnes puissent y accéder.

En 2011, on a voulu réfléchir à un projet pour améliorer et augmenter les visites de ce lieu mais nous avons fait l’erreur de ne mettre que des gens de la culture autour de la table. […] On a accouché d’un pétard mouillé sur le sujet, avec des luttes intestines entre structures culturelles […] et du coup on n'a rien fait !

En 2014, en réponse à ce besoin la structure change de nom et de communication et devient « L’Abbaye aux Dames, la cité musicale ». 

Or, on était cité musicale 10 jours par an pendant le festival. Pour créer ce continuum et donner une mise en valeur du patrimoine immatériel qu’est la musique il fallait absolument s’entendre avec tout l’écosystème. […] Dès que l’on souhaite valoriser un lieu en allant sur de l’innovation, il faut s’entendre avec toutes les parties prenantes du lieu sur les objectifs. 

Étape 2 : méthodologie et gestion de projet

Après l’échec de 2011, l’équipe de l’Abbaye a changé de méthode. Un comité de pilotage du projet réunissant tous les secteurs qui gravitent autour de l’abbaye (tourisme, hôtellerie, clergé, culture, patrimoine, social) a été mis en place et le rôle de chef de projet a été clairement assumé par Frédéric Saint-Pol de l’Abbaye.  

[…] il fallait s’entendre sur les mots utilisés : certains parlaient d’usagers, de clients, de publics et on s’est entendu sur le fait qu’on était à peu près tous ces gens-là et que ce que l’on devait donner à nos visiteurs c’était une expérience interactive, dynamique, ludique et qui en même temps fait sens.

Frédéric Saint-Pol au 2e Forum Entreprendre dans la Culture en Nouvelle-Aquitaine, novembre 2019

Ce comité de pilotage a produit un cahier des charges en indiquant les enjeux et le sens du projet sans cibler des technologies spécifiques. 

Dans l’animation des réunions j’ai contraint les gens à ne pas s’enfermer dans leur jargon respectif et on s’est contraint à réfléchir à l’éthique, au sens du projet et à laisser ensuite la technique, la mise en forme aux personnes compétentes. 

On a donné des contraintes de temps, d’espace : il fallait une visite sur un format qui corresponde à un public plus jeune, plus dynamique. Le parcours en terme d’écriture fait pile-poil 52 minutes, en référence au format télévisuel. 

Frédéric Saint-Pol n’a pas de compétences particulières en matière de numérique ou d’innovation. Le comité de pilotage a donc fait le choix de sélectionner des prestataires qui ont répondu au cahier des charges de façon claire et intelligible pour tous. 

J’ai fait le candide par rapport à nos partenaires et surtout on a choisi des partenaires qui sont accessibles. Ils sont accessibles dans le mode de relation et d’échange et ce n’est jamais de notre faute. Le grand mal de l’informatique c’est que c’est toujours de ta faute, c’est toujours toi qui ne sais pas faire. Ça a fait partie de nos critères de sélection d’avoir des gens qui parlaient un langage intelligible par tout le comité de sélection (le curé, le directrice du centre social, nous, etc.). 

Enfin, des personnes volontaires dans l’équipe de l’Abbaye ont constitué la Green Team, chargée d'interroger régulièrement les pratiques et usages des salariés de l’Abbaye et qui sert de garde-fou, notamment sur la question de la collecte et le traitement de données personnelles.

Étape 3 : le projet Musicaventure

Suite au lancement du cahier des charges, le comité de pilotage a retenu la proposition d’un projet modulaire. D’un point de vue budgétaire, le projet modulaire est intéressant car il permet d’avancer d’étape en étape et ainsi infléchir l’étape suivante au regard des résultats des étapes précédentes.
En contrepartie, il faut sans cesse réinterroger les financeurs pour lancer ou non l’étape suivante. Pour l’instant, sur un programme de 2,3 millions d'euros, seul 1 million a été dépensé et l’Abbaye doit maintenant trouver les financements pour continuer. 

La particularité d’un CCR c’est qu’il participe aussi à l’attractivité touristique du territoire et il y a des acteurs du tourisme dans le comité de pilotage. Ça ne nous positionne pas uniquement comme acteur culturel et ça n’est pas évident en matière de financements et cloisonnement, notamment chez certains partenaires publics où les services sont très en silos.  

Musicaventure traite cinq registres différents :     

  • l’immersion avec les Voyages sonores depuis 2016 : visite narrative de l'Abbaye aux Dames avec deux scénarios possibles en son binaural 3D ;
  • la communion avec les Concerts spatialisés depuis 2016 : enregistrement de concerts en son 3D puis possibilité de les écouter toute l’année sous forme de sieste sonore (casque individuel et transat dans les jardins). Permet de sortir des murs et d’aller faire des moments décentralisés ;
  • l’amusement avec le Carrousel musical depuis 2018 : outil de sensibilisation très intéressant et booster de fréquentation incroyable. Porte d’entrée très large par rapport à la sensibilisation aux pratiques musicales et culturelles proposées par l’Abbaye ;
  • à venir, la détente, avec le Parcours d’aventure musicale qui va sortir des murs de l’Abbaye, et le savoir avec la Musicothèque.
L'écosystème Musicaventures de l'Abbaye aux Dames

Résultats et suites

Voyages sonores

  • fréquentation en augmentation constante : + 107% en 2018 ;
  • entrées payantes en augmentation: + 100% entre 2016 et 2018 ;
  • chiffre d'affaires en augmentation: + 174 %.

L’Abbaye aux Dames a été le premier site en France à faire appel à des visites sonores 3D. Elle a décidé, avec les partenaires qui étaient les prestataires au départ, de créer une société de projet pour exporter cette technologie de médiation sonore sur d’autres sites culturels et touristiques.  

Concerts spatialisés

  • collection de 8 Concerts spatialisés disponibles sur les transats de l’abbaye ou dans les chambres d’hôtel pour une immersion totale ;
  • déploiement des Concerts spatialisés sur tout le territoire de la Saintonge en été 2018 grâce au développement d’une application mobile : c’est le projet Musicatransat.

Carrousel musical

  • 65 actions culturelles (ateliers, concerts adaptés, rencontres, stages, fêtes...) ont été menées sur l'année 2018 ;
  • au total 3805 personnes ont participé aux ateliers de sensibilisation (soit 800 de plus qu'en 2017).

Le Malandain Ballet Biarritz – Georges Tran du Phuoc, secrétaire général

Le Malandain Ballet

Inauguré en septembre 1998, le Centre chorégraphique national Malandain Ballet Biarritz a vu le jour sous l’impulsion conjointe de la Ville de Biarritz et de l'État. Confié au chorégraphe Thierry Malandain, ses missions sont alors la création, la diffusion et la mise en œuvre d’actions de sensibilisation. En 1999, s’ajoute l'Accueil studio qui lui permet d’accompagner le travail artistique d’autres compagnies.

Le Malandain Ballet Biarritz est une des compagnies européennes de danse les plus en vue en France et à l’international avec 100 représentations par an pour 100 000 spectateurs et avec plus de 200 jours par an sur les routes.

La transformation numérique du Malandain Ballet Biarritz

Quand on s’est posé la question du digital, on s’est dit que ça devait être des outils à notre service et que nous ne devions pas en être dépendants.

Le Malandain Ballet Biarritz a alors travaillé deux volets numériques : un volet interne et un volet externe. 
 

La transformation numérique du Malandain Ballet de Biarritz

Le volet externe c’est notamment tout ce qui concerne la communication […] comment on peut vendre de la danse, comment on peut aller toucher le public.

En interne on s’est posé la question des outils qui pourraient améliorer notre quotidien. L’idée était d’améliorer l’efficacité opérationnelle […]. Le digital on l’a vu comme un atout pour nous, étant donné qu’on est une équipe dispersée aux quatre coins du monde (220 jours de tournées par an). Il fallait trouver un moyen de travailler ensemble malgré la distance géographique.

Le numérique comme un outil de communication

On essaye de rajeunir notre public. On s’est demandé comment être présent sur internet pour atteindre ce public-là. Investissement sur les réseaux sociaux, beaucoup de vidéos pour inciter à venir dans les théâtres.

Le Malandain avait deux besoins en termes de communication : 

  • fournir des outils de communication aux théâtres qui accueillent la compagnie lors des tournées ; 
  • avoir une billetterie en ligne.

La solution trouvée pour répondre au premier besoin a été de créer des vidéos d’une minute.

C’est hyper contraignant. Ça a été une douleur pour Thierry Malandain quand on lui a dit qu’on allait résumer un de ses ballets en une minute. Une minute pourquoi ? c’est pour être efficace sur Instagram.

Ces vidéos sont ensuite mises à disposition des théâtres qui ont la possibilité de rajouter des informations sur la vidéo comme les mentions légales, les dates et horaires des représentations, etc.

Résultats de la présence forte du Maladain Ballet Biarritz sur les réseaux sociaux :

Les réseaux sociaux nous permettent de mieux connaître les profils de nos publics et ce qui les intéresse, ce sur quoi ils cliquent. Ça nous a permis d’améliorer notre connaissance du public et le rajeunir.

Retombées de la billetterie en ligne : en 2015, 15% des billets était vendu en ligne contre 75% aujourd’hui. 

Ça nous a permis de faire des économies. Plutôt que d’investir massivement dans de la communication sur les journaux locaux ou radios, on a basculé une partie de cet investissement sur de la communication digitale moins chère, plus efficace et qui permet de mieux mesurer notre retour sur investissement.

Mallette pédagogique du Malandain Ballet

Le numérique comme outil de médiation

Le Malandain Ballet Biarritz a mis en place une e-mallette pédagogique qui consiste en une visite virtuelle de la Gare du Midi (siège social du théâtre) permettant d’avoir accès à des contenus pédagogiques sous différentes formes (fiches, vidéos…). Cette e-mallette est mise à disposition d’enseignants dans des écoles, collèges et conservatoires de façon à préparer l’intervention d’un médiateur du théâtre ou bien la venue des élèves au Malandain Ballet. 

La création de cet outil pédagogique a nécessité plusieurs réunions en interne avec les douze intervenants qui font de la médiation. Les médiateurs du Malandain Ballet ont d’abord considéré cette mallette comme une charge de travail supplémentaire mais finalement elle offre un nouveau rapport avec l’enseignant qui a très bien accueilli l’outil. Pour cela, ça a demandé beaucoup de formation et une nouvelle façon de travailler. 
Cet outil n’est pas statique mais en constante amélioration. La e-mallette est équipée d’un outil de tracking qui permet de connaître les rubriques et contenus les plus consultés de façon à améliorer l’outil au fur et à mesure. 

Le numérique au service de la santé des danseurs

Le Malandain Ballet Biarritz a mis en place, il y a huit ans, un dispositif de suivi médical de prévention avec trois médecins qui suivent les danseurs au quotidien. 
Le problème identifié à l’époque était la distance géographique entre les médecins et les danseurs, souvent en tournée. L’outil, développé et partagé avec d’autres ballets, permet d’agréger les données médicales des danseurs et donc d’avoir un suivi médical sur plusieurs années. Exemple : pour un danseur blessé, ça permet de voir sur deux ou trois ans si la blessure revient, si les protocoles mis en place sont efficaces… 

Les danseurs étaient assez étonnés par la démarche au départ. On a dû les informer du fait qu’on allait récolter des données personnelles, ce qui nous a posé plusieurs questions d’ordre juridique et déontologique.

On avait pas mal de résistances au début puisque les danseurs disaient « nous ne sommes pas des sportifs de haut niveau, nous sommes des artistes et nous n’avons pas besoin d’avoir ce suivi médical qui est un peu intrusif ». Surtout, dans la tête d’un danseur, un danseur qui est blessé ou qui ne va pas bien est un danseur qui ne va pas être distribué, qui ne va pas aller sur scène.

Actuellement le Malandain Ballet explore la possibilité de partager ces données avec d’autres ballets afin d’améliorer la recherche médicale sur les blessures et les traitements des danseurs. Cependant, il subsiste des questionnements quant à la collecte de données personnelles et médicales et à la sécurisation des données, actuellement stockées sur des serveurs à l’étranger.

Le RIM – Éléonore Dubois, chargée de mission Musique enregistrée et Numérique

La naissance du RIM (Réseau des indépendants de la musique en Nouvelle-Aquitaine), le 19 janvier 2017, est le fruit de la fusion de trois anciens réseaux, et d’un réseau de fait d’acteurs musiques actuelles de l’ex-Limousin. Aujourd’hui, le RIM c’est dix-huit salariés, répartis sur trois sites, et cent trente adhérents de la filière musiques actuelles sur toute la Nouvelle-Aquitaine. 

L’ambition partagée par ces acteurs, au sein d’un projet associatif commun, se déploie selon quatre axes stratégiques :

  • le développement artistique ;
  • le développement territorial ;
  • le développement professionnel ;
  • la co-construction des politiques publiques.

La philosophie du RIM sur le numérique :

Tout notre travail sur le numérique s’inscrit dans une logique durable. On veille à ce que nos pratiques soient responsables et on est dans une démarche d’amélioration continue. On a conscience de l’importance de la responsabilité sociétale des organisations et le numérique pose des questionnements éthiques.

Le RIM a fait le choix du libre. Pour cela, il a choisi de travailler avec un prestataire informatique spécialisé dans le libre mais, au-delà de la technique, cela a demandé de l’accompagnement et de la formation pour l’ensemble des salariés.

L'accompagnement du RIM

Le passage au libre

Le passage au libre n’est pas évident pour tout le monde. Il est difficile de trouver les mêmes solutions ou logiciels en version identique et libre. La transition demande souvent du temps et des changements dans la façon de travailler. De plus, les acteurs des musiques actuelles ont des difficultés à trouver des professionnels du numériques avec qui dialoguer et travailler, notamment du fait des difficultés de compréhension entre le secteur culturel et le secteur numérique. 

Pour répondre à cette problématique, le RIM compte une développeuse informatique dans son équipe de façon à développer des outils qui répondent aux besoins des adhérents et qui n’existent pas sur le marché. 

Le RIM encourage également les acteurs à se regrouper autour de problématiques communes pour mutualiser le développement d’outils spécifiques, tels que SoTicket, un outil de billetterie en ligne proposé par des acteurs culturels réunis au sein de la Société coopérative d'intérêt collectif SoCoop.

Les craintes et l’incompréhension du numérique

Il y a un paradoxe entre les valeurs des acteurs et les freins qu’ils se mettent face au numérique qui font qu’ils ne creusent pas les conséquences de leurs choix numériques.

Le RIM propose, dans le cadre de sa mission d’accompagnement collectif, une boite à outils pour un usage du numérique plus responsable, disponible sur son site. 

La responsabilité sociétale dans le numérique c’est aussi d’avoir une communication responsable, des sites web plus légers et accessibles aux personnes empêchées, de faire le choix de développement ou non d’application mobiles.

Le site du RIM renvoie également vers le site DD La Licorne, hébergé chez Framasoft. Il s’agit d’un site témoin offrant des solutions plus responsables, notamment une alternative au stockage des données par Google.

Retrouvez également le compte-rendu de l'atelier de l'après-midi du 22 novembre consacré aux « Enjeux et opportunités du numérique : entre rêves et réalité ».